PASOS PARA HACER UNA CARTA COMERCIAL

2008-04-09T20:51:00.000-07:00

Definición y Estilos
Carta: comunicación escrita qua se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y
personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
Estilos:
Bloque Extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.
Bloque: Las líneas de numero, fecha, asunto (Si lo hay), firma y cargo se colocan
partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Bloque extremo

Bloque

Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

Bloque extremo

Bloque

Zonas

Zona 1
Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de
tenerlo y NIT (opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde
izquierdo de la hoja, y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono,
telex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y
país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede
abarcar todo el ancho del papel.

Zona 3
Espacio superior derecho que se deja en blanco para qua el destinatario imprima el sello de
registro o la fecha de recibido del documento.

Elaboración de la Carta Comercial
Voy a mostrarles paso a paso la realizacion de una carta comercial para que no queden dudas.

1. Se pone razon social, sigla o acrónimo logotipo y NIT en la parte superior llamada zona 1, uno debajo de otro, preferiblemente en letra mas grande ( arial 18 )

2. El número debe ser consecutivo según lo establece el código de comercio. Se escribe de dos a tres interlineas de la margen superior (zona 1)

3. En la Fecha van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlineas del numero y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

4. Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario especifico, se escriben de cuatro a seis interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla.

5. El nombre del destinatario se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, se escriben los dos apellidos y no se utiliza negrilla.

6. El cargo se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes.

7. La empresa va en la línea siguiente del cargo, con la denominación más ampliamente
conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así:
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las
denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en
mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.

8. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan, dos espacios a maquina o cuatro a computador, entre el numero de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.

9. La ciudad se identifica por su nombre, aún tratándose de correspondencia local.

10. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de
la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

11. El asunto constituye la síntesis del tema de la Carta, expresada en máxima cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario.

12. El saludo o vocativo para las damas de acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido Ejemplos:
Apreciado señor Botero:
Apreciada ingeniera Gloria:
Señora Ministra:
Cordial saludo señor Martínez:
se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.

13. Como parte Inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlineas de los datos del
destinatario, o a tres del asunto del saludo, Si lo hay.
Ejemplos:
Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucia, y de acuerdo con...
Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos...
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos...
Con nuestro cordial saludo adjuntamos...

14. El texto se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos y se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Inicie de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo independiente. Comience a tres interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.

15. La despedida es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque
Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):
Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.

16. El destinatario es el nombre que se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre
del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida a con mayúscula inicial. El cargo se anota
en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar.

17. El anexo si se quiere se detalla en el texto al final de la carta a dos interlineas del firmante.
La copia se pone a dos reglones del firmante o a dos reglones del anexo.
La indentificación del transcriptor a dos interlineas del firmante, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra mas pequeña.

18. Se coloca dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono,
telex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y
país en la parte inferior llamada zona 2.

Anexos

*Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, estos se separan
por un espacio en blanco. Luego de un símbolo no debe escribirse signo de puntuación, salvo por
regla ortográfica, en cuyo caso se deja un espacio de separación entre el símbolo y el signo de
puntuación. Estos dos elementos no pueden escribirse en renglón separado.

Ejemplo:
1 m, 1 g, 1 cm.

*Cada grupo de tres cifras de los valores asociados a unidades de medida, se debe
separar mediante un espacio, tanto a la izquierda como a la derecha.

Ejemplos:
23 456 m
2,345 67 cm

*Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con
punto.

Ejemplo:
Ano 1996

*Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de día mes y
año.

Ejemplo:
La reunión se celebrara el 12 de febrero de 1997.

*Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en orden de año, mes y día y se
puede expresar de dos formas:

Cuatro dígitos para el año, dos para el mes y dos para el dia.

Ejemplo:
2000-04-28

Dos dígitos para el año, dos para el mes y dos para el día.

Ejemplo:
96-11-01

*Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los
decimales, con punto para las unidades de mil y apostrofo para las unidades de millón. El signo
de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras.

Ejemplos:
$5'678.450,00
Doscientos mil pesos

*Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el
dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra, del treinta y uno en adelante en tres
palabras.

16 = dieciséis 31 = treinta y uno
17 = diecisiete 32 = treinta y dos
18 = dieciocho 33 = treinta y tres
19 = diecinueve 34 = treinta y cuatro
20 = veinte 35 = treinta y cinco
21 = veintiuno 36 = treinta y seis
22 = veintidós 37 = treinta y siete
23 = veintitrés 38 = treinta y ocho
24 = veinticuatro
Ejemplos variados del treinta y uno en adelante:

25 = veinticinco 43 = cuarenta y tres
26 = veintiséis 48 = cuarenta y ocho
27 = veintisiete 56 = cincuenta y seis
28 = veintiocho
29 = veintinueve
30 = treinta

*Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios ; el indicativo entre
paréntesis ( ) .

Ejemplo:
Teléfono (91) 250 20 39

*Los números de cedula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la
población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis ( ) .

Ejemplo:
C.C. 32.397.330 de Medellín
Cedula 19.825.367 de Honda (Tolima)

*Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas.

Ejemplo:
Reunión de las 14:00 horas a las 16:00 horas.

*Denominaciones femeninas y profesionales

Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina,
come lo establece la Real Academia de la Lengua.

Ejemplos:
Alicia Vargas, Ingeniera Maria Castro, Jefa de Planeación

Vendrá la ingeniera Alicia Vargas Se encargara a la jefa